Membangun CRM di Fase Awal

Tantangan: Platform yang digunakan perlu upgrade

Perjalanan membangun aplikasi DietNyaman.co.id dan sistem CRM khusus dimulai pada 1 Maret 2023, dengan peluncuran sekitar tiga bulan setelahnya. Sejak awal, kami menyadari bahwa proyek ini akan menantang, terutama dalam membangun basis sistem yang kuat untuk menangani jumlah data yang besar serta kebutuhan pelaporan yang unik.

Tantangan Utama dalam Pengembangan

1. Struktur Data yang Kompleks
   CRM ini dirancang untuk menyimpan banyak data member, termasuk riwayat diet, transaksi, dan preferensi individu. Sejak awal, kami memperhitungkan pertumbuhan data yang signifikan, di mana dalam satu hari bisa ada 50 pendaftar baru. Dalam sebulan, jumlah ini melonjak drastis, dan dalam setahun, skalanya menjadi lebih besar. Oleh karena itu, sistem harus efisien, scalable, dan mampu menangani lonjakan data tanpa mengorbankan performa.
2. Laporan yang Unik & Dinamis
   Berbeda dari CRM pada umumnya, DietNyaman.co.id membutuhkan jenis laporan yang sangat spesifik, seperti perkembangan berat badan peserta, pola konsumsi, serta efektivitas program yang mereka jalani. Merancang sistem laporan ini memerlukan pendekatan yang fleksibel, agar admin bisa menarik data sesuai kebutuhan tanpa membebani performa sistem.
3. Pengelolaan Interface untuk Admin
   Salah satu aspek yang paling kami pikirkan adalah bagaimana menciptakan antarmuka yang intuitif bagi admin. Beberapa fitur utama yang harus dikembangkan meliputi:
   • Sistem pemesanan paket diet yang mudah digunakan.
   • Pencarian riwayat data member secara cepat dan akurat.
   • Integrasi sistem pembayaran yang seamless agar transaksi berjalan lancar.

Pendekatan / Approach

Dalam membangun sebuah sistem Customer Relationship Management (CRM) untuk DietNyaman.co.id, pendekatan yang kami gunakan sejak awal adalah Minimum Viable Product (MVP). Tujuan utama dari strategi ini adalah memastikan bahwa fitur-fitur esensial yang dibutuhkan oleh pemilik DietNyaman dapat segera direalisasikan, sehingga sistem dapat mulai digunakan dan diuji secara langsung.

Tahap Awal: Mapping Platform dan Perencanaan MVP
Langkah pertama dalam pengembangan ini adalah melakukan mapping platform, yaitu proses untuk menggambarkan alur kerja dan kebutuhan utama dari sistem CRM. Dengan pendekatan ini, kami dapat:

Mengidentifikasi fitur yang benar-benar diperlukan sejak awal.
Menghindari pembuatan fitur yang tidak terlalu krusial di tahap awal.
Mempercepat proses pengembangan agar CRM dapat segera digunakan.
Beberapa fitur utama yang menjadi prioritas dalam MVP ini meliputi:

• ✔ Manajemen data member, termasuk informasi diet dan riwayat transaksi.
• ✔ Sistem pemesanan paket diet yang mempermudah admin dalam mengelola pelanggan.
• ✔ Pencarian histori pelanggan untuk melihat perkembangan program diet yang diikuti.
• ✔ Integrasi sistem pembayaran agar transaksi dapat berjalan dengan lancar.

Menentukan Teknologi yang Optimal dan Efisien
Setelah gambaran awal sistem terbentuk, tantangan berikutnya adalah memilih teknologi yang optimal namun tetap mempertimbangkan efisiensi biaya. Kami harus menentukan beberapa aspek krusial, seperti:

Spesifikasi Server
Server harus stabil dan scalable, mengingat pertumbuhan data yang cukup signifikan sejak awal. Dalam satu hari, CRM ini bisa menangani input 50 data member baru, yang berarti dalam setahun jumlahnya bisa mencapai ribuan. Oleh karena itu, kami memilih server cloud yang fleksibel, sehingga dapat ditingkatkan seiring bertambahnya kebutuhan.

Pemilihan Database dan Struktur Penyimpanan Data
Dengan data yang terus berkembang, database harus mampu menangani beban tinggi tanpa mengorbankan performa. Kami memilih database yang cepat dan ringan, serta menerapkan optimasi query agar pencarian data tetap efisien.

Pemilihan Bahasa Pemrograman
Salah satu pertimbangan utama dalam pengembangan CRM ini adalah memilih bahasa pemrograman yang mudah dikembangkan dan didukung oleh komunitas yang kuat. Teknologi yang dipilih harus mampu berjalan dengan baik pada skala MVP, sekaligus bisa diperluas untuk fitur tambahan di masa mendatang.

Menjaga Efisiensi Biaya Tanpa Mengorbankan Performa
Kami sangat memperhitungkan efisiensi biaya dalam proses pengembangan ini. Meskipun berusaha menekan pengeluaran, kami tetap memastikan bahwa teknologi yang digunakan memiliki performabilitas tinggi. Strategi yang kami lakukan meliputi:
✅ Menggunakan layanan cloud dengan skema pay-as-you-go, sehingga biaya server tetap terkendali.
✅ Memilih teknologi open-source untuk menghindari biaya lisensi yang besar.
✅ Mengoptimalkan struktur kode dan database, sehingga sistem bisa berjalan lancar dengan sumber daya yang minimal.

Solusi: Software Development dengan Pemilihan Platform MVP yang tepat

Proses pengembangan CRM DietNyaman menjadi pengalaman yang unik dan menarik, terutama karena dilakukan oleh owner PT D’Labs secara mandiri dalam waktu yang relatif cepat. Meskipun dikerjakan oleh satu orang, hasil akhirnya memenuhi ekspektasi pemilik DietNyaman, membuktikan bahwa dengan pemahaman yang mendalam terhadap kebutuhan bisnis, solusi teknologi dapat dibangun dengan efektif.

Minim Komunikasi, Maksimal Pemahaman
Salah satu aspek yang membuat proses ini berjalan lancar adalah pemahaman yang kuat terhadap konsep bisnis dan kebutuhan sistem. Sejak awal, komunikasi dengan klien dilakukan secara terbatas, karena kami sudah memahami dengan jelas apa yang diinginkan. Hal ini mempercepat proses pengembangan, karena tidak ada kebutuhan untuk revisi besar atau perubahan konsep di tengah jalan.

Presentasi Hasil Pertama: Validasi dan Feedback
Setelah tahap awal pengembangan selesai, kami menjadwalkan pertemuan di sebuah rumah makan untuk mempresentasikan hasil kerja pertama. Tujuan utama dari pertemuan ini adalah:
✔ Memastikan bahwa fitur yang dikembangkan sudah sesuai dengan kebutuhan klien.
✔ Mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki atau ditambahkan berdasarkan pengalaman pengguna pertama.
✔ Mencatat umpan balik secara langsung untuk langkah pengembangan berikutnya.

Dari sesi ini, beberapa masukan penting dicatat dan segera dieksekusi untuk memastikan sistem menjadi lebih matang sebelum peluncuran resmi.

Penyempurnaan: Penambahan Fitur dan Konfigurasi Spesifik
Setelah menerima feedback, tahap berikutnya adalah melakukan perbaikan fitur, menambahkan fungsi yang diperlukan, dan menyesuaikan beberapa konfigurasi spesifik sesuai permintaan klien. Setiap perubahan dievaluasi dengan cepat agar tidak menghambat jadwal implementasi.

Persiapan Server dan Deployment
Saat aplikasi sudah hampir siap digunakan, langkah selanjutnya adalah menyiapkan server. Biasanya, dalam tahap ini:
✅ Klien mulai memesan server yang akan digunakan untuk menjalankan aplikasi.
✅ Kami meminta akses akun ke dalam server mereka untuk melakukan setup dan manajemen aplikasi, memastikan sistem berjalan dengan lancar di lingkungan produksi.

Kesimpulan
Pengembangan CRM DietNyaman membuktikan bahwa dengan pemahaman yang mendalam terhadap kebutuhan klien, proses dapat berjalan lebih cepat dan efektif. Dengan minim komunikasi tetapi pemahaman yang kuat, serta validasi langsung melalui presentasi awal, proyek ini dapat diselesaikan dengan hasil yang memuaskan dalam waktu yang singkat. Proses ini menjadi bukti bahwa strategi pengembangan yang tepat dapat membawa efisiensi tanpa mengorbankan kualitas. 🚀

Hasil

• Biaya Infrastructure: Sangat Murah
• Biaya Development: Sangat Murah
• Members: > 30.000