Moving Class, Aplikasi Jadwal Kelas Online

Tantangan: Mengatasi Keterbatasan Ruangan, Jam Pelajaran dan Peningkatan Jumlah Mahasiswa

Poltekkes Malang menghadapi tantangan serius terkait kapasitas ruang kelas yang terbatas, di mana jumlah mahasiswa terus meningkat namun ruang kelas tidak mencukupi untuk menampung seluruh mahasiswa. Dengan kapasitas yang lebih sedikit dibandingkan jumlah mahasiswanya, waktu penggunaan jam pelajaran dan ruangan kelas menjadi sangat padat.

Situasi ini menyebabkan masalah dalam pengelolaan jadwal kelas dan seringkali berujung pada ketidakpuasan dari dosen dan mahasiswa yang terpaksa beradaptasi dengan kondisi yang tidak ideal. Protes dari dosen juga meningkat terkait kekacauan dalam jadwal pengajaran, sehingga Poltekkes Malang perlu menemukan suatu solusi yang efektif dan efisien untuk mengelola penggunaan ruang kelas agar proses belajar mengajar tetap berjalan lancar.

Proses pengumpulan Jadwal Prodi yang juga dapat menyebabkan terlambatnya jadwal tetap terpublikasi.

Pendekatan / Approach

Untuk mengatasi tantangan ini, tim Akademik Poltekkes Malang dan tim Software Developer DLabs melakukan analisis menyeluruh mengenai penggunaan kelas, termasuk pengumpulan data mengenai jumlah mahasiswa, kelas yang tersedia dan jadwal pelajaran dari setiap program studi. 

Riset ini mengadopsi teknologi dan sistem manajemen ruang modern yang memungkinkan perencanaan jadwal kelas yang lebih fleksibel dan efisien. Pada awalnya tim akademik melakukan pendekatan melalui tabel excel untuk merencanakan jam pelajaran hingga request perpindahan kelas dari mahasiswa. Perpindahan kelas ini disebabkan berbagai hal, salah satunya dosen yang juga menjadi Dokter memiliki urgensi tersendiri.

Poltekkes Malang membutuhkan sistem yang dapat mengoptimalkan penggunaan berbagai ruang kelas, sehingga mengurangi konflik jadwal dan meningkatkan pengalaman belajar bagi mahasiswa dan dosen. Sehingga dari pekerjaan manual menggunakan excel bisa di upayakan dalam bentuk aplikasi untuk Admin Akademik dan Mahasiswa.

Solusi: Menciptakan Panel Dashboard untuk Admin dan Aplikasi Mobile (Android dan iPhone) untuk Mahasiswa

Poltekkes Malang meluncurkan sistem MClass (Moving Class) yang dirancang khusus untuk mengatur penggunaan ruang kelas. 

Sistem Moving Class berfungsi sebagai titik pengumpulan jadwal dari program studi secara terpusat dan online, sehingga dapat dilakukan secara cepat.

Sebagai Administrator memungkinkan generate jadwal tetap dan mengatur jadwal kelas secara dinamis dan efisien, memaksimalkan kapasitas ruang yang ada dengan memprioritaskan pemakaian ruang berdasarkan kebutuhan dan ketersediaan. 

MClass menyediakan fitur notifikasi kepada dosen mengenai perubahan jadwal dan juga platform bagi mahasiswa untuk mengakses informasi kelas secara real-time, sehingga semua pihak tetap terinformasi. 

Dengan adanya aplikasi berbasiskan mobile untuk mahasiswa juga memungkinkan mahasiswa untuk melakukan perubahan jadwal kelas secara online dan tidak perlu melakukan proses manual menggunakan kertas dan excel.

Melalui pelatihan pengguna dan sosialisasi sistem kepada dosen dan mahasiswa, diharapkan dapat meningkatkan penerimaan dan penggunaan MClass secara optimal. 

Hasil

Setelah penerapan sistem MClass, Poltekkes Malang mengalami perbaikan signifikan dalam manajemen penggunaan ruang kelas. Pengurangan protes dari dosen dan mahasiswa menunjukkan bahwa jadwal kelas menjadi lebih teratur dan transparan. Umpan balik positif berasal dari penggunaan aplikasi MClass yang memberikan kemudahan akses informasi dan meningkatkan kepuasan pengguna. Dengan solusi ini, Poltekkes Malang tidak hanya memenuhi kebutuhan ruang belajar, tetapi juga menciptakan atmosfer belajar yang lebih kondusif bagi semua pihak.